Przyjmowanie wniosków rozpocznie się 1 grudnia o godz. 10:00. Przewoźnicy mają czas na ich złożenie aż do 31 stycznia 2026 roku do godz. 23:59. Nie warto jednak odkładać formalności na ostatnią chwilę – o przyznaniu pomocy decyduje kolejność zgłoszeń. Środki z KPO przeznaczone na ten cel będą wypłacane aż do całkowitego ich wyczerpania. O wsparcie mogą się ubiegać przewoźnicy drogowi osób i rzeczy, którzy mają uprawnienia do wykonywania międzynarodowych przewozów drogowych (posiadają licencję wspólnotową). Co istotne, pomoc finansowa dotyczy przedsiębiorców, którzy dokonali wymiany tachografów w okresie między 21 sierpnia 2023 roku a 17 listopada 2025 roku. Nie zostanie ona przyznana w przypadku pojazdów, na które już wcześniej zostało udzielone refinansowanie wymiany tachografu (czyli np. nie można dwa razy zgłosić wymiany tego samego tachografu w dwóch firmach). Przewoźnicy będą składać wnioski elektronicznie, opatrując je kwalifikowanym podpisem elektronicznym, podpisem zaufanym lub podpisem osobistym. Formularz zostanie udostępniony na Platformie Usług Elektronicznych (PUE) Agencji Restrukturyzacji i Modernizacji Rolnictwa. Kolejne etapy procesu, w tym podpisanie umowy i wypłata środków, również odbędą się drogą elektroniczną. Ostateczna forma wniosku nie jest jeszcze znana. Wiadomo jednak, że przewoźnicy będą musieli uzupełnić w nim standardowe dane: nazwę firmy lub imię i nazwisko, adres siedziby lub zamieszkania, numer NIP lub REGON, numer licencji wspólnotowej, numer teczki uprawnionego przewoźnika drogowego w systemach teleinformatycznych prowadzonych przez Głównego Inspektora Transportu Drogowego oraz dane osoby uprawnionej do reprezentowania przewoźnika. Ponadto niezbędne będą informacje związane z wymianą tachografu, w tym: numer rejestracyjny właściwego pojazdu, numer identyfikujący zainstalowany inteligentny tachograf oraz dane uprawnionego instalatora lub warsztatu, w którym urządzenie zostało wymienione. W formularzu znajdzie się również pole na numer rachunku bankowego, na który będą wypłacone środki. Do wniosku należy dołączyć faktury potwierdzające koszty związane z wymianą tachografu, wydruk danych technicznych z zainstalowanego urządzenia rejestrującego, a także zaświadczenia i informacje wskazane w art. 37, ust. 1, punktach 1 i 2 ustawy z dnia 30 kwietnia 2004 r. o postępowaniu w sprawach dotyczących pomocy publicznej. Szczegółowe informacje i regulamin są dostępne na stronie Agencji Restrukturyzacji i Modernizacji Rolnictwa.